Secrétaire virtuelle : avenir ou effet de mode ?

On voit de plus en plus de personnes proposant des services de secrétariat à distance. Présentées sous le nom de télésecrétaire, secrétariat à domicile, secrétaire ou assistante virtuelle, elles ont toutes le même objectif : faire de l’assistance administrative à domicile. Qui se cache derrière ces petites annonces ? Le métier de secrétaire virtuelle a-t-il un avenir ou est-ce un effet de mode ?

Le profil d’une secrétaire virtuelle

Généralement, les personnes proposant ces services à distance ont déjà une expérience reconnue en techniques de secrétariat et en organisation. D’autres personnes estiment que savoir taper au clavier est suffisant. Il faut savoir que l’on ne s’improvise pas secrétaire ; une expérience minimale dans ce domaine est souhaitée pour percer et réussir.

C’est, bien souvent, après une période de salariat, et également pour concilier vie de famille et vie professionnelle, qu’une personne se lance dans le secrétariat à distance. Cette activité peut tout à fait être réalisée à temps plein ou temps partiel.

Une télésecrétaire a pour but de seconder un entrepreneur ou dirigeant dans les tâches administratives qu’il ne pourra pas assurer, occasionnellement ou régulièrement. L’assistante virtuelle est ainsi considérée comme un véritable bras droit pour l’entrepreneur. Notez également qu’avoir une spécialité est le petit plus, l’atout, qui vous fera sortir du lot, comme l’a évoqué Emmanuelle dans son article «Comment vous démarquer de vos concurrents ».

Quelles sont les prestations proposées par les secrétaires virtuelles ?

Les télésecrétaires peuvent proposer une multitude de prestations telles que : la dactylographie de courriers ou rapports, la mise en page de documents, la saisie de devis et factures, la création de tableurs, mailings, la réalisation de diaporamas Powerpoint, la permanence téléphonique, la retranscription… et j’en passe. Elles peuvent également avoir une spécialité médicale, juridique ou dans le BTP. Toutes ces tâches, aussi diverses les unes que les autres, doivent être réalisées parfaitement et dans les délais impartis par le client. A chaque client, vous jouez sur votre sérieux dans votre travail, la pérennité de votre entreprise et de vos relations avec vos clients.

Outre les connaissances techniques, une télésecrétaire doit également avoir certaines qualités telles qu’une aisance relationnelle, de l’autonomie, de l’organisation et, surtout, des capacités commerciales. En effet, rien n’est plus difficile que de vendre un service ; une prestation n’est pas palpable comme un produit fini, c’est dans un premier temps de « l’imaginaire ».

Le métier de secrétaire virtuelle : avenir ou effet de mode ?

Depuis la mise en place du statut d’auto entrepreneur en 2009, ce métier s’est multiplié de façon phénoménale. Grâce également aux nouvelles technologies, externaliser son secrétariat est devenu un avantage pour les entreprises ; gain financier, mais aussi, gain de temps et d’espace.

En effet, la souplesse d’organisation et les économies qui peuvent être réalisées séduisent de plus en plus les professionnels. Par exemple, un projet peut démarrer au quart de tour et nécessiter la participation ponctuelle d’indépendants, tels que les assistantes virtuelles, puis, une fois le projet sur les rails, la demande est moins présente.

Vous l’aurez compris, il est donc important pour rester dans la course des prestations en télésecrétariat, d’y être bien préparé, de pouvoir se former régulièrement et finalement s’adapter au marché et à la demande. La concurrence est rude mais il y a de la place pour tout le monde !

D’un point de vue entrepreneur : comment faire le bon choix et trouver l’assistante virtuelle qui vous correspondra ? Pour le savoir, suivez ces quelques conseils pour la choisir.

L’avenir d’une secrétaire virtuelle ? Pas évident d’en juger aujourd’hui mais cette activité est tout à fait possible pour les personnes qui se lancent dans l’aventure maintenant. Il est, par conséquent, important de ne pas négliger les différentes étapes indispensables au développement de son activité : étude de marché, choix du statut juridique, mise en place d’une campagne de communication et de marketing pour se faire connaitre.

Et pour vous, le métier de secrétaire virtuelle a-t-il un avenir ? Ou est-ce un effet de mode ?

Sophie FLEURY